מנהל.ת אדמיניסטרטיבי.ת לתחום ההכשרות

חותם הוא ארגון מוביל בישראל לשינוי חברתי דרך חינוך. אנחנו מכשירים, מלווים ותומכים במנהיגים חינוכיים שפועלים לבנות חברה המבוססת על שוויון, שותפות ותקווה.

המנהל.ת האדמיניסטרטיבי.ת לתחום ההכשרות מהווה גורם מרכזי בהבטחת הצלחת תוכניות ההכשרה של חותם. התפקיד כולל אחריות מלאה על ההיבטים האופרטיביים, הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים של התכניות ומתן תמיכה שוטפת למנהלי התוכניות ולמובילת תחום ההכשרות בארגון.

התפקיד כולל עבודה שוטפת ומרובת ממשקים כגון בית ברל, סטודנטים, ספקים וגורמים פנים ארגוניים ודורש תודעת שירות גבוהה, יכולת עבודה בקצב גבוה ובסביבה דינמית ומשתנה , סדר וארגון, ירידה לפרטים ויכולת ניהול עצמי.

תמיכה אדמיניסטרטיבית וניהול שוטף:
• מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף למנהלי התוכניות השונות
• עבודה שוטפת מול גורמים פנים ארגוניים וחיצוניים
• טיפול בבירוקרטיה מול מוסדות וגורמים חיצוניים (כולל משרד החינוך):
רישום להשתלמויות והדרכות, מעקב זכאויות וחובות, הכנת ואישורי תעודות ועוד

תפעול ימי לימוד והכשרות:
• תיאום כיתות לימוד, ציוד, דפוס, כיבוד, מטבחון ופינות קפה
• עבודה שוטפת מול מרכזי הכשרה (כגון בית ברל)
• ניהול, ארגון ותמיכה באירועים ובהכשרות בשטח לפי הצורך, בשיתוף גורמי רכש והפקה פנים ארגוניים

חוויית סטודנט :
• אחריות ליצירת חוויית סטודנט נעימה, מכבדת ותומכת לאורך ימי הלימוד וההכשרות
• תקשורת ברורה ומאורגנת לקראת ימי הלמידה מול המובילים, הסטודנטים, בית ברל וגורמים חיצוניים
• תמיכה בבקשות וצרכים סטודנטיאליים ובירוקרטיים של הסטודנטים
• ארגון כיבוד, מרחב לימוד נעים, מענה לצרכים אישיים ולוגיסטיים וזמינות לפתרון תקלות בזמן אמת

עבודה מול מערכות ומנהל סטודנטים :
• רישום סטודנטים וקורסים
• שריון כיתות לימוד
• הזנת נוכחות וציונים
• מילוי טפסים ומעקב אחר תהליכים אדמיניסטרטיביים במערכות המכללה

עבודה עם מערכות ממוחשבות ודוחות:
• עדכון נתוני סטודנטים והכשרות
• מעקב נוכחות והשתלמויות
• הפקת דוחות ונתונים אדמיניסטרטיביים לפי צורך

רכש, לוגיסטיקה וכספים :
• אחריות על רכש, דפוס וצילומים, כולל עבודה מול ספקים ומעקב הזמנות
• ניהול ותחזוקת מחסן וספירת מלאי ציוד
• ניהול ומעקב תשלומים למלווים דידקטיים, משכורות, ספקים ומלגות

• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים
• יכולת עבודה בקצב גבוה ובסביבה דינמית ומרובת שינויים
• סדר, ארגון, ירידה לפרטים ויכולת ריבוי משימות
• הבנה מערכתית ויכולת ניהול עצמי
• היכרות וניסיון בעבודה עם: Microsoft Office בדגש על Excel ו-Outlook וכן עם Google Workspace ,Gmail, Docs, Sheets, Slides, Forms – שליטה מלאה
• היכרות וניסיון בעבודה עם Salesforce ו Canva – יתרון משמעותי

• היקף משרה 100%
• עבודה היברידית וגמישה – ימי עבודה במכללת בית ברל, במשרדי חותם בלוד ועבודה מהבית.
• זמינות לעבודה בימים ארוכים ובשעות אחר הצהריים בהתאם לצורכי התוכניות (בעיקר שני ורביעי)